¡Felicidades! Ganaste un trabajo, trabajaste duro para crear un gran sitio y el cliente está encantado con los resultados. Ahora, ¿no sería bueno que te paguen?
Si bien la facturación puede no parecer el tema más cautivador, es sin duda una de las áreas más cruciales para cada negocio. Su factura refleja su marca, refuerza su profesionalismo, es un punto de venta adicional para ganar más trabajo y, lo más importante, le paga. Hazlo mal, y no estarás en el negocio por mucho tiempo.
Muchos autónomos y propietarios de pequeñas empresas luchan por crear facturas, especialmente aquellos que hacen todo por su propio negocio.
En la siguiente publicación, trataré de aclarar este proceso, así como algunos términos y prácticas relacionados con él, al tiempo que evito cualquier jerga de contabilidad. Además, le daré 10 bonitas plantillas de factura que puede personalizar y usar inmediatamente y le mostraré algunas herramientas excelentes que simplificarán su vida y le ayudarán a facturar como un profesional.
Una factura, o factura, es un documento comercial emitido por el vendedor, recibido por el comprador y que contiene detalles tales como precios y cantidades de bienes, métodos de pago y el período máximo dentro del cual el comprador debe realizar el pago.
El vendedor es el proveedor o proveedor de servicios, mientras que el comprador es el cliente o cliente.
Este documento es importante para ambas partes porque el vendedor debe conservar una copia como registro de sus ventas, y el cliente debe conservar una copia como registro de su compra.
Enviar una factura indica que "alguien le debe dinero" y recibir una factura indica que "usted les debe dinero".
El aspecto y el idioma de sus facturas deben estar en consonancia con el resto de su marca y el mensaje que desea entregar. Debe coincidir con el diseño de su tarjeta de visita, cabecera de carta, eslogan e incluso con los colores de su sitio.
Aunque la estructura de la factura depende de la industria, existen algunos elementos generales y reglas que deben seguirse.
Para recordar esto más fácilmente, puede dividir la factura en 6 secciones diferentes:
Contiene detalles sobre su empresa (o su nombre completo si es autónomo), el logotipo de la empresa, los datos de contacto, la información de pago, etc.
Si su empresa tiene un estatus legal específico, por ejemplo, si en los Estados Unidos es una corporación o en el Reino Unido es limitada, debe incluir la información específica de su jurisdicción; eso generalmente significa una dirección oficial y un número de registro, pero las reglas varían, así que consulte con su oficina tributaria local.
En Europa, si está registrado con IVA, también debe incluir su número de IVA.
Aquí puede especificar las opciones de facturación, como la fecha de emisión, la fecha de la factura, los términos netos, la fecha de vencimiento, la moneda y el número de pedido.
En los negocios, el término neto 30 se usa para indicar el pago dentro de los 30 días, o es bastante común ver 10/15, neto 30, que es otra forma de decir 10% de descuento si se paga en 15 días y neto dentro de 30 días.
Sin embargo, las personas que son menos conscientes de la terminología empresarial pueden no saber lo que esto significa, por lo que dependiendo de quién sea el comprador, puede ser mejor utilizar un inglés sencillo en su lugar: "Tenga en cuenta que el pago debe realizarse antes del 07/09/2013 ".
Además, tenga en cuenta que los formatos de fecha difieren internacionalmente: el pago con vencimiento el 07/09/2013 puede significar el pago en julio o septiembre dependiendo de la ubicación del cliente, por lo que para evitar ambigüedades considere una expresión más formal, como el 9 de julio de 2013.
Otro término que también puede causar confusión es "Tras la recepción". Freshbooks produjo una estudio interesante que dice que muchas personas parecen interpretar esto como "cuando lo desees".
Es como si recibieran una factura con las palabras "pagadero al recibirla" e inmediatamente la vierten en la pila "siempre". En cambio, el uso de términos específicos como '21 días 'parece enfocar la mente del cliente en un marco de tiempo específico y en realidad le hará pagar más rápido que solicitar un pago inmediato. - Zach Mathew
Esta parte contiene el nombre y la dirección del cliente que está facturando. Si se dirige a una empresa de oficinas múltiples, debe especificar la persona o departamento adecuado. Puede que esta no sea la persona que ha estado comunicando durante el proyecto, por lo tanto, para recibir un pago más rápido, asegúrese de preguntar quién se encargará de pagarle.
Por lo general, la palabra Factura indica título, pero dependiendo del tipo, también puede ser Factura, Factura fiscal, Pro-Forma, Factura rápida, etc. En caso de duda, quédese con Factura.
El número de la factura es una ID de referencia única y se utiliza en caso de correspondencia. La regla es nunca usar el mismo número para múltiples documentos.
En algunas jurisdicciones, es obligatorio que sus números de factura asciendan cronológicamente. Pero, no tienen que ser consecutivos. Si no desea que su cliente sepa cuánto trabajo está cruzando su escritorio, considere aumentar el número de factura por un número aleatorio cada vez que escriba una nueva factura: su primera factura sería '00007', la siguiente sería '00012', luego '00014' y así sucesivamente.
También puede trabajar códigos en su número de factura para trotar su memoria venga el tiempo de impuestos. Por ejemplo, 2013-06-WDD-002 se puede traducir como "Segunda factura para Webdesigner Depot en junio de 2013". Esto depende de ti; sea creativo y encuentre un esquema de numeración que le convenga mejor.
La lista detallada debe describir claramente para qué está cobrando: nombre / descripción del producto o servicio, cantidad, precio unitario, descuento (generalmente en porcentaje), impuesto y monto total cobrado.
La descripción debe coincidir con los términos que ha acordado con su cliente, así que sea lo más específico posible. Siempre revise si hay errores tipográficos, gramaticales o computacionales, ya que crean una mala impresión y pueden dañar su reputación. De hecho, comprueba tres veces tu factura antes de enviarla.
Otra cosa que debe considerar es la cantidad y las entradas de precios unitarios y verificar cuáles son las reglas. Por ejemplo, para las empresas del Reino Unido, si su empresa está registrada en el IVA, las reglas de HMRC sobre las facturas del IVA dicen que debe incluir el precio por unidad en su factura.
Si cobra por hora, puede especificar la cantidad de horas que ha gastado, así como su tarifa por hora.
Los subtotales y totales con un desglose de impuestos deben calcularse debajo de la tabla.
Asegúrese de que todo esté claro como el día, porque si el cliente no puede identificar el total que le piden que pague, es muy probable que su factura termine en el montón de 'tratar con más adelante'.
Este es un cuadro para su mensaje personalizado o nota que describe los términos de su factura más a fondo. Por ejemplo, si acepta más de un método de pago, aquí puede especificar cuál prefiere. ¿Es un cheque, transferencia bancaria o PayPal?
Además, es un lugar perfecto para mostrar aprecio. Recuerde, ser educado y realmente puede hacer que le paguen más rápido. Algunos estudios afirman que un simple "agradecimiento" puede aumentar el porcentaje de facturas que se pagan rápidamente en más del 5%. Análogamente, eso podría traducirse en mucho efectivo por año.
Aunque no es mi forma preferida de solicitar un pago atrasado, tenga en cuenta que aquí también puede especificarlo. Por ejemplo: "Intereses devengados al 5% por mes a partir de entonces".
Su factura es una herramienta de marketing oculta. Imagínese lo grandioso que sería si pudiera hacer que su documento se destacara entre cientos de otros. Personalmente, me interesa más trabajar con clientes que me envían facturas creativas. Una factura bien diseñada puede hacer que pagarle sea un placer.
Para empezar, hemos configurado 10 plantillas para descargar gratis, recuerde insertar su propia marca y personalice la redacción de una factura efectiva.
¿Cómo se factura a los clientes? ¿Qué consejos compartirías para que te paguen a tiempo? Háganos saber en los comentarios.
Facturas amablemente diseñadas por Dimitar Stojanov.
Imagen / miniatura destacada, imagen de factura a través de Shutterstock.