Colaborar con clientes que nunca conocerá cara a cara se ha convertido en algo normal para la mayoría de los trabajadores de la web. La nuestra es una industria en la que trabajar de forma remota plantea muy pocos obstáculos reales: casi todas las partes del proceso de diseño web se pueden realizar desde la comodidad de una oficina doméstica o una cafetería .
Tenemos la suerte de tener esta flexibilidad, especialmente en tiempos económicos difíciles, cuando una oficina ostentosa no se ajusta al presupuesto comercial. Incluso si tiene una oficina, es probable que llegue a algunos clientes que no se encuentran alrededor de la cuadra. Pero rápidamente descubres que trabajar de forma remota tiene sus desventajas.
Sin interacción cara a cara , es fácil que se desarrollen problemas importantes de comunicación ... a menudo sin que usted lo sepa hasta que sea demasiado tarde. Evite una fusión importante con estos simples consejos.
La confianza de un cliente hará o romperá un proyecto. Sin ella pasarás un sinfín de horas explicando y defendiendo tus ideas. Es fácil generar confianza cuando se reúne una vez a la semana para presentar su trabajo e informar su progreso, pero ¿cómo lo hace con alguien a 10 000 millas de distancia?
Primero, preséntese , y no me refiero a enviarles un enlace a su cartera. Veo a los diseñadores saltarse este paso todo el tiempo, pero es esencial. Antes de sumergirse en cualquier trabajo, programe una reunión de inicio rápido. Una videoconferencia es ideal, recomiendo Skype - pero si no pueden manejarlo, una llamada telefónica funcionará casi igual de bien. Si se encuentra en zonas horarias diferentes, levántese temprano y bien (o vaya a la cama muy tarde) para acomodarlos.
¿Vas por la ruta del video? Asegúrese de vestir adecuadamente y su entorno se vea profesional. Cuando entres a la llamada, tómate unos minutos para presentarte y resalta tus logros de la manera que lo harías si todos estuvieran reunidos alrededor de una mesa de conferencias y estuvieras parado en la parte delantera de la sala. Incluso si te conocen a ti y a tu trabajo, es un buen recordatorio de que eres un profesional que hace esto para ganarse la vida ... alguien que debe ser valorado y confiable.
Otra forma de establecer confianza al principio del proceso es hacer que el cliente se sienta involucrado . Haga preguntas de prueba y haga una lluvia de ideas antes de proponer soluciones. Si tiene poco tiempo para reunirse, envíe cuestionarios para que completen. Cuando llega el momento de presentar el trabajo, asegúrese de que sus soluciones reflejen al menos algunas de sus ideas y explíqueles cómo se incorporó la idea. Esto muestra que estás escuchando. Al igual que cualquier relación humana, esa es la mitad de la batalla.
Sé que muchos freelancers aceptan trabajo sin contrato porque no hay nada divertido en la elaboración de ese tipo de documentación. Es estúpido pase lo que pase, pero cuando trabajas de forma remota esto es extremadamente peligroso. Puede salirse con la suya durante años, pero tarde o temprano se encontrará con un desastre que podría haberse evitado si se hubiera tomado la molestia de obtener la aprobación en algunos puntos clave.
Como regla general, si estimo pasar más de 10 horas en un proyecto, elaboraré un contrato y obtendré la firma de un cliente antes de comenzar a trabajar. No tiene por qué ser complejo, pero siempre debe incluir:
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Esto es importante para ambos lados. Ya sabes que necesitas plazos para mantenerte en el camino, pero también debes establecerlos para el cliente. Pedir retroalimentación oportuna mantiene el proyecto avanzando. Cada vez que produzca algo que requiera comentarios o cierre de sesión, establezca un plazo a corto plazo y asegúrese de que esté documentado por escrito en algún lugar . Si el cliente permite que los plazos se suspendan repetidamente, no se pueden quejar cuando se entregue el proyecto.
Tener fechas límite motiva a los clientes a centrarse en su trabajo, que puede ser uno de los proyectos de un trillón en su escritorio que necesitan atención. También es una forma sutil de pedir (y obtener) respeto.
Como no se está reuniendo cara a cara (y probablemente tampoco llame demasiado), las interacciones limitadas que tiene son increíblemente importantes. Asegúrese de crear sus correos electrónicos y mensajes cuidadosamente; se da cuenta de que cada palabra que escribe se amplifica y su seco sentido del humor no se verá muy bien. Lo mejor es ser directo .
No inunde a sus clientes con correos electrónicos innecesarios, pero asegúrese de comunicarse lo suficiente para que se sientan cómodos con su progreso . Los registros rápidos y regulares ayudan a que todos estén cómodos. Si cree que el cliente está confundido, descuelgue el teléfono y mantenga una conversación real. Se sorprenderá de cuánto se puede aclarar en 2 minutos cuando no está tratando de explicarlo por correo electrónico.
Guarde una copia de toda su correspondencia para referencia futura; nunca se sabe cuándo podría necesitarla.
Hay toneladas de excelentes herramientas para la colaboración de clientes en línea. Escoja los que funcionan mejor para su proceso y úselos religiosamente. Insista en que su cliente los use también.
Me he encontrado con bastantes clientes que no quieren molestarse en iniciar sesión en una nueva herramienta; prefieren inundar su bandeja de entrada con un correo electrónico después de un correo electrónico. El problema es que el correo electrónico hace poco para mantener a todos en la misma página. A menos que tenga un gerente de proyecto dedicado, obtenga una herramienta de administración de proyectos basada en la web . Haga listas de tareas pendientes, establezca hitos y mantenga las discusiones en un espacio público donde pueda señalarlos fácilmente.
Campamento base es una de las herramientas de administración de proyectos basadas en la web más utilizadas, y por buenas razones. Es barato, es fácil de configurar, no tiene un montón de silbatos adicionales que no necesita, y los clientes lo encuentran intuitivo, lo que significa que realmente estarán dispuestos a usarlo. Tiene listas de tareas, hitos, un centro de mensajes y un depósito de archivos, e incluso seguimiento del tiempo. Lo más probable es que cubrirá la mayoría de sus necesidades. Hay muchas otras herramientas de administración de proyectos en línea si Basecamp no es lo tuyo. Tratar huddle.net o wrike.com .
Las herramientas de colaboración en línea adicionales que puede encontrar útiles incluyen:
Sigue estos pasos y estarás en camino de evitar conflictos importantes y mantener tu proyecto en buen camino. Estén atentos para la segunda mitad de este artículo y 5 formas más de trabajar con éxito con los clientes de forma remota.
Escrito exclusivamente para WDD por Mindy Wagner.
¿Cuáles son algunos de los desafíos que experimenta al trabajar con un cliente de forma remota? Por favor comparte tus comentarios abajo…