La mejor guía para diseñar reuniones
La idea básica de una reunión es simple: es cuando dos o más personas se reúnen para discutir uno o múltiples temas. Puede ser en un entorno formal o informal. Puede ser entre personas dentro de una organización o entre personas en más de una organización.
El concepto de la reunión es antiguo. En su nivel más básico, se llevan a cabo reuniones para reunir a las personas para que hablen sobre las cosas. Puede haber buenas razones para tener reuniones y malas razones para tener reuniones, de las cuales hablaremos.
También hay diferentes tipos de reuniones, algunas de las cuales son inherentemente más productivas que otras.
Cuándo tenerlos
Hay algunas buenas razones para tener reuniones. Hay muchas veces en que una reunión es la mejor manera de hacer algo.
Las reuniones de ventas y clientes son un momento obvio cuando las reuniones son necesarias. Además de eso, hay otras buenas razones para las reuniones:
- Sesiones de lluvia de ideas : a menudo son mucho más fáciles de hacer cara a cara, incluso si eso significa virtualmente.
- Para generar apoyo para una decisión : Si bien las reuniones para tomar decisiones a menudo son una pérdida de tiempo, las reuniones para generar apoyo una vez que se ha tomado una decisión a veces son una buena idea.
- Para cubrir algo importante : a veces, una reunión pequeña es una buena manera de cubrir algo importante con personas clave. Esto puede ser particularmente cierto si las noticias importantes no son particularmente positivas. La interacción cara a cara a menudo es una forma mucho mejor de divulgar las malas noticias que algo impersonal como un correo electrónico.
Cuándo saltearlos
Las reuniones a menudo son formas increíblemente ineficientes de comunicarse con los empleados, los miembros del equipo e incluso los clientes. Pueden interrumpir el día de trabajo de maneras que son muy perjudiciales para la productividad. Pueden tomar mucho más tiempo de lo planeado. Y muchas veces, no conducen a ningún tipo de conclusión productiva.
Si no hay una buena razón para tener una reunión en lugar de otras formas de comunicación, entonces es mejor explorar otras opciones para lograr el resultado que esperaba obtener de una reunión.
Aquí hay algunas malas razones para tener reuniones:
- Reuniones de estado : a menudo se llevan a cabo solo para informar a las personas sobre lo que sucede con algo, pero en la mayoría de los casos, un correo electrónico o una comunicación similar es más efectivo y desperdicia mucho menos tiempo.
- Actualizar reuniones : al igual que las reuniones de estado, las reuniones de actualización se usan cuando varios miembros del equipo necesitan actualizar su ubicación con un proyecto. Y nuevamente, los correos electrónicos u otros mensajes basados en texto serían más eficientes.
- Para que todos puedan ser escuchados : Este tipo de reuniones a menudo desperdician una increíble cantidad de tiempo, incluso si se administra bien. En su lugar, pídales a todos que envíen sus ideas o inquietudes, y luego busque la forma de abordarlas (lo que podría incluir una reunión).
Ahora, por supuesto, hay momentos en que las reuniones tienen más que ver con las expectativas sociales que con hacer el trabajo realmente. Esto es particularmente cierto cuando se trata de reuniones con clientes. Algunos clientes sienten la necesidad de tener ese "tiempo perdido" con las personas que contratan, y es posible que deba lidiar con eso o arriesgarse a perder al cliente. En esos casos, es mejor planear alguna comunicación de seguimiento para aclarar cualquier tema discutido en la reunión.
Quién debería ser incluido
Es importante que todas las personas incluidas en una reunión realmente necesiten estar allí, y que todos los que necesitan estar presentes estén allí.
Si se está reuniendo para un proyecto en particular, entonces todos los involucrados en ese proyecto deberían estar allí. Si se está reuniendo con clientes, asegúrese de que los que toman las decisiones estén presentes si es posible. Desea hablar directamente con la persona que realmente toma las decisiones, en lugar de otro miembro del personal en el que tiene que confiar para transmitir con precisión lo que ha dicho.
Los tipos de reuniones
Hay muchos tipos diferentes de reuniones. Algunos son muy útiles, mientras que otros son menos.
Reuniones internas
Las reuniones internas, también conocidas como reuniones de personal o reuniones de equipo, se llevan a cabo dentro de su organización. Pueden incluir a todo su personal (rara vez una buena idea), o solo miembros del equipo clave específicos.
Las reuniones internas se pueden llevar a cabo por una variedad de razones, pero la mayoría de las veces se llevan a cabo cuando se necesita compartir y debatir información dentro de un grupo.
Hay algunas buenas razones para celebrar reuniones internas:
- Sesiones de lluvia de ideas
- Reuniones de objetivos
- Formación de equipos (estos se realizan a menudo fuera de la oficina, aunque no necesariamente)
- Reuniones de imagen general (generalmente solo una vez al año)
Sin embargo, las reuniones internas tienden a ser las más propensas a perder el tiempo. A menudo hay mejores formas de comunicarse y trabajar juntas de manera efectiva que tener reuniones formales, así que ten cuidado de usarlas como una distracción.
Reuniones remotas y virtuales
Las reuniones virtuales se están volviendo más comunes a medida que más equipos y compañías emplean trabajadores remotos. Algunas empresas operan sin otra cosa que una oficina virtual, lo que significa que tienen casi exclusivamente reuniones remotas.
En general, estos se realizan a través de herramientas como Skype u otros servicios de conferencia web. También hay una cantidad de otras herramientas de conferencia y colaboración remota, según lo que necesite lograr. Y, por supuesto, siempre existe el sello distintivo de la reunión remota: la conferencia telefónica.
Reuniones de ventas
Las reuniones de ventas se llevan a cabo con posibles clientes y, a menudo, se trata más de un tipo de situación de "llegar a conocerlo". Los objetivos aquí son conocer al cliente y convencerlo de que es el equipo adecuado para el trabajo (o al menos no del equipo equivocado).
Las reuniones de ventas pueden celebrarse en su oficina, en la oficina del cliente o en una tercera ubicación, como un restaurante o una cafetería.
Hay algunas claves para las reuniones de ventas, especialmente si se está reuniendo en algún lugar público.
- Si organiza la reunión en su propia oficina, proporcione al menos algunos refrigerios ligeros como café.
- Si va a la oficina del cliente, tenga en cuenta el código de vestimenta de su lugar de trabajo. Si bien no necesariamente es necesario que coincida por completo, no desea aparecer en un traje de tres piezas cuando todos en jeans y camisetas, o viceversa.
- Tome sus señales de su posible cliente con respecto a la comida y la bebida si se reúnen en un restaurante. Si ellos no ordenan alcohol, tampoco deberías. Incluso si tu cliente está bebiendo mucho, no deberías. ¡Sé profesional!
- Espere recoger la pestaña si lleva a un cliente a un restaurante, cafetería, etc.
- Es una buena idea pensar en una reunión de ventas como una primera cita: desea encontrar puntos en común a la vez que brinda una buena primera impresión (y precisa).
Las reuniones de ventas a menudo se consideran un mal necesario. Algunas personas prosperan en estos entornos y pueden cerrar un trato con un cliente sin problemas. Otras personas los odian y los evitan si es posible. Pero desafortunadamente, algunos clientes insistirán en este tipo de reunión antes de que estén dispuestos a trabajar con usted.
Reuniones con clientes existentes
A veces, un cliente con el que ya está trabajando querrá una reunión. Esto se hace a menudo para obtener actualizaciones sobre el proyecto, o si el alcance del proyecto necesita cambiar.
A veces se encontrará en un lugar neutral, pero estas reuniones a menudo se llevan a cabo en su oficina o en la del cliente. De nuevo, como una reunión de ventas, querrá proporcionar algunos refrigerios básicos si se está reuniendo en su oficina.
La reunión de inicio es un tipo muy común de reunión de planificación que puede necesitar para cada nuevo cliente. Aquí es cuando el cliente y la mayoría o la totalidad del equipo del proyecto se reúnen al comienzo de un proyecto para conocerse y analizar el papel de cada miembro del equipo. En algunos casos, esto no se realizará con un cliente, sino que será una reunión interna.
Reuniones anuales
Las reuniones anuales son un poco diferentes, y a menudo son más como conferencias que lo que tendemos a pensar como reuniones. Una reunión anual reunirá a todos en una organización, y algunas veces incluye oradores, talleres, clases y similares.
Estos son más comunes en las grandes empresas con muchas oficinas, aunque también son bastante comunes entre las empresas que tienen una fuerza de trabajo distribuida. Es una buena forma para que los empleados que rara vez interactúan en persona se conecten, y puede fortalecer la cultura interna de la compañía.
Sobrevivir reuniones con clientes
Las reuniones con los clientes ejercen más presión que la reunión interna promedio. Tienes que causar una impresión profesional ya sea la primera reunión o la decimoquinta. Hay varias cosas que puede hacer para asegurarse de que las reuniones de sus clientes sean efectivas.
Necesitas una agenda
Cada reunión que tengas con clientes debe tener una agenda, incluso si solo está en tu cabeza. Las reuniones se llevan a cabo por una razón, y hay ciertas cosas que deben abordarse. Pregúntele a su cliente cuál es el propósito de la reunión (si la han solicitado) para que tenga una idea clara de lo que se debe lograr.
Establecer objetivos clave
Esto se relaciona directamente con la agenda, aunque no necesariamente es lo mismo. Sus objetivos para la reunión podrían ser aclarar ciertos aspectos de un proyecto o hacer que el cliente firme una idea que tenga. En cualquier caso, saber cuáles son sus objetivos en la reunión y conocer cuáles son los objetivos del cliente, hará que la reunión sea más fluida.
Haz buenas preguntas
En la mayoría de las reuniones con clientes, desea recopilar información del cliente, incluso si esa información es un comentario sobre sus ideas o propuestas. Al hacer buenas preguntas a sus clientes, podrá llegar a la raíz de lo que quieren y de lo que realmente piensan. En algunos casos, es posible que los clientes no sepan lo que quieren, y solo al hacerles preguntas, podrás llevarlos a una conclusión.
Asegúrate de que las personas adecuadas estén allí
Como ya se mencionó, debe asegurarse de que los encargados de la toma de decisiones clave en cualquier proyecto estén presentes en sus reuniones. Sin ellos, la reunión no puede llegar a una conclusión o resolución real, y corre el riesgo de quedar atrapado en un ciclo interminable de seguimientos.
Al configurar una reunión con un cliente, está bien preguntar e incluso solicitar específicamente que ciertos responsables clave de la toma de decisiones estén presentes (si usted sabe quiénes son). Si no sabe quiénes son, es aceptable preguntar a la persona con la que se está reuniendo si hay personas adicionales que participan en el proceso de toma de decisiones, y ver si asistirán.
Estar preparado
Estar preparado es doble. En primer lugar, debe asegurarse de tener toda la información que va a necesitar presentar correctamente a su cliente. Eso incluye ayudas visuales si es necesario, así como cualquier prototipo o maqueta real que pueda tener.
Si no se está reuniendo en su oficina, asegúrese de tener acceso a wi-fi si necesita mostrar activos en línea. Tenga un plan de respaldo por si acaso. No hay nada más desagradable que cuando te presentas a una reunión y no puedes mostrarles lo que prometiste.
En segundo lugar, es inevitable que sus clientes tengan algunas preguntas u objeciones sobre lo que sea que estén reuniendo. Es clave estar preparado para esas preguntas u objeciones. A veces puede ser una buena idea practicar una presentación frente a otros, para ver qué preguntas u objeciones podrían tener como forma de prepararse.
Toma nota
Siempre debe tomar notas durante cualquier reunión con el cliente. No puede confiar en su memoria para recordar detalles importantes o puntos de discusión. Incluso un simple resumen de lo discutido puede ser útil.
Una técnica que puede ser útil si tomar notas durante la reunión real no es conveniente, o si solo puede anotar algunas cosas, es tomar algunas notas inmediatamente después de la reunión. Si tomó algunas notas durante la reunión, y luego se toma de cinco a diez minutos para desarrollarlas y tomar nota de cualquier otra idea que le surja, será menos probable que olvide algo importante.
Enviar un resumen posterior a la reunión
Es vital que todos en la reunión sean la misma página al final. Es por eso que el resumen posterior a la reunión puede ser una herramienta increíblemente útil. Tómese unos minutos para escribir un resumen de la reunión, especialmente incluyendo cualquier conclusión que se haya alcanzado o cualquier acción que deba tomarse.
Asignar tareas de seguimiento
Con toda probabilidad, saldrá de una reunión con una lista de cosas que se deben hacer a continuación. A menos que los maneje usted mismo, asegúrese de que cada tarea se le asigna a un miembro del equipo para que se complete.
Hacer productivas las reuniones internas
Teniendo en cuenta que $ 37 mil millones en costos salariales se desperdician cada año en reuniones innecesarias e improductivas solo para empresas de EE. UU., es vital que limite sus reuniones y las mantenga en buen camino.
Hay muchas maneras posibles para que las reuniones internas se salgan del camino y pierdan tiempo. Es por eso que muchas empresas los evitan por completo. Pero hay algunas claves para mantener productivas las reuniones necesarias.
Considerar el tiempo
Cuando tienes tus reuniones es una parte muy importante de cuán efectivas son. Si bien la reunión en sí misma puede durar solo 30 minutos, si interrumpe el tiempo más productivo de los días de sus empleados, no es un buen uso del tiempo. Considere la posibilidad de tener reuniones a primera hora de la mañana (cuando muchos empleados van a perder el tiempo tomando café y charlando con sus compañeros de trabajo, o haciendo tareas menores como ponerse al día con el correo electrónico), o después del almuerzo.
Algunos de los peores momentos para las reuniones son justo antes del almuerzo (todos tienen hambre y quieren irse) y al final del día (las personas están más centradas en terminar su trabajo para poder irse a casa por la noche). A media mañana y a media tarde puede ser bueno o malo, dependiendo de los ciclos de trabajo de sus empleados.
Definir un propósito y una agenda
Cada reunión debe tener un propósito, que debe definirse antes de la reunión. Además de eso, el propósito de la reunión debe ser compartido con los asistentes a la reunión para que sepan qué esperar.
Nada causa más estrés o más tiempo perdido que una reunión misteriosa que los empleados no conocen el propósito de. Esto es especialmente cierto si la empresa está experimentando algún tipo de cambio o si tiene problemas financieros o de otro tipo (o si se rumorea que está teniendo problemas).
Los empleados a menudo se preguntan si la próxima reunión es en la que descubrirán los despidos masivos, los grandes cambios en la estructura del departamento o los deberes del trabajo, o algo peor; la compañía misma cerrando. Eso les resta productividad antes de la reunión, ya que les preocupa lo que la reunión incluirá.
Se debe enviar una agenda para la reunión antes del inicio de la reunión. Debe describir claramente lo que se discutirá, así como el tiempo y la duración de la reunión.
Permanecer en el tema
Como tiene una agenda, es más fácil mantenerse en el tema durante toda la reunión. Si los asistentes presentan temas adicionales, anótelos para discutirlos más adelante, pero no se aparte de la agenda.
Incluso puede ser útil pedirle a un asistente específico que se encargue de mantener las cosas por buen camino. Es un trabajo importante, que debe ser manejado si tiene alguna esperanza de que sus reuniones sean productivas.
Solo las personas necesarias deben asistir
¿Por qué perder el tiempo de los empleados que no necesitan estar en una reunión? Solo las personas directamente involucradas en los temas de la reunión deben estar presentes. A veces esto significa dividirse en más de una reunión, de modo que los temas sean relevantes para cada grupo de asistentes. Esta es una idea mucho mejor que requerir que los empleados que solo necesitan estar allí durante una pequeña parte de una reunión pierdan una hora de su jornada laboral.
Adecuadamente preparar
Una vez que tenga su agenda en la mano, puede prepararse adecuadamente para la reunión. Asegúrese de tener todo lo que necesita y asegúrese de que cualquier información que sus asistentes necesiten con anticipación se comparta antes del inicio de la reunión. Lo último que debe hacer cuando comience la reunión es mirar a través de notas fortuitas para tratar de descubrir por dónde empezar o qué cubrir.
Esta es también la razón por la cual es importante compartir su agenda con los asistentes, para que también tengan tiempo de prepararse adecuadamente.
Quédate con el reloj
Cada reunión debe tener una hora de inicio y una hora de finalización. Esos tiempos deben ser respetados. Eso significa comenzar la reunión a tiempo, incluso si no todos están allí. También significa terminar la reunión aunque no se haya cubierto todo. Imponer estrictamente esto lo hará más eficiente, ya que será menos probable que se desvíe si sabe que necesita superar ciertas cosas en un período de tiempo determinado.
Si alguien llega tarde, no se tome el tiempo de la reunión para recapitular las cosas por ellos. Todo lo que hace es castigar a aquellos que han hecho un esfuerzo por ser puntuales y perder parte de la reunión.
También necesita mantener sus reuniones cortas. Una reunión nunca debería durar más de una hora, y limitarla a treinta o incluso quince minutos es una idea mucho mejor. Cuanto más corta sea la reunión, más fácil será mantener el rumbo y menos tiempo tendrá para salir del tema. También crea un sentido de urgencia entre los participantes, y le resultará más fácil moverse a través de los temas rápidamente.
La única excepción a la regla de reuniones cortas es para sesiones de tormenta de ideas. Pero incluso estos deben dividirse en sesiones más cortas para evitar el agotamiento. Hacer una lluvia de ideas durante una hora y luego descansar un poco antes de regresar a ella puede ser mucho más productivo que intentar trabajar directamente durante dos o tres horas.
Fomentar la participación
Las reuniones deben involucrar a los asistentes para que sean más propensos a prestar atención y sacar algo de la reunión. Haga preguntas, solicite ideas y solicite comentarios al final de la reunión. También puede ser una buena idea solicitar un informe de estilo post-mortem de los empleados después de la reunión para que pueda mejorar las cosas la próxima vez.
Ofrecer a los empleados la agenda y otra información importante antes de la reunión significa que estarán mejor preparados para hacer preguntas u ofrecer información cuando se les solicite.
Toma buenas notas
A alguien en la reunión se le debe asignar la tarea de tomar notas y luego distribuirlas al grupo después de que termine la reunión. Si bien las reuniones formales pueden no ser necesarias, las notas siempre son una buena idea.
Anime a cada asistente a tomar notas, aunque no se sorprenda si algunos no lo hacen. Algunas personas prefieren absorber durante la reunión y prestar atención a todo lo que se dice, y tomarán notas una vez que finalice la reunión.
Asignar seguimientos
Al final de las reuniones más efectivas, habrá algunas tareas que deben completarse. Esto podría incluir tareas que han surgido de la agenda de la reunión, o áreas donde se necesita más información para tomar una decisión.
Tómese un minuto para asignar cada una de esas tareas de seguimiento a quien sea más adecuado para completarlas. Al asignarlos específicamente, en realidad se harán, y alguien será responsable si no lo hacen. De lo contrario, corre el riesgo de que la próxima reunión sea menos efectiva porque no se ha manejado todo lo de la reunión anterior.
Manejo de reuniones remotas
Con más y más equipos de diseño descentralizados y trabajando de forma remota, la reunión remota se está volviendo más popular. Si bien muchas de las mismas cosas se aplican a las reuniones virtuales que se aplican a las celebradas en persona, hay algunas consideraciones especiales.
En primer lugar, es posible que deba averiguar el uso compartido de la pantalla para algunos o todos los asistentes a la reunión. Incluso si el uso compartido de pantallas no es necesario, es posible que necesite una pizarra virtual o algo similar para compartir ideas.
Es probable que desee utilizar un video web, como Skype, para que sus reuniones remotas sean más personales. Esto es particularmente importante si se está reuniendo con personas que no conoce en persona.
En reuniones pequeñas, es posible que desee deshabilitar la función de silencio para mantener a todos más involucrados. Sin embargo, esto también puede ser una distracción, especialmente si algunos de sus asistentes remotos trabajan desde su casa y pueden tener otras cosas sucediendo en segundo plano. Así que considéralo, pero no lo pienses como una regla dura y rápida.
Al igual que las reuniones del mundo real, aún debe cumplir con un horario y una agenda establecidos, y asegúrese de comenzar y finalizar su reunión a tiempo.
Recursos para sus reuniones remotas
Hangouts de Google+ es un servicio gratuito de Google que es una excelente forma de hablar cara a cara, y puedes conectarte desde cualquier dispositivo e incluso iniciar una videollamada directamente desde Gmail.
Skype ofrece video chat grupal que es perfecto para reuniones remotas.
Yugma ofrece conferencias web gratuitas y de pago para grandes y pequeñas empresas.
WebEx , de Cisco, ofrece reuniones virtuales a partir de solo $ 19 / mes (aunque hay un plan gratuito que permite que se reúnan hasta 3 personas). Incluso ofrecen herramientas para capacitación y eventos en la web.
Voxwire es una solución fácil de conferencias web que funciona en dispositivos móviles (incluidos iOS, Blackberry y Android) y no requiere ninguna descarga.
Spreed ofrece pantallas compartidas, soporte de presentaciones, pizarras con exportación de PDF y más.
ReadyTalk ofrece conferencias web, audio y video, e incluso ofrece seminarios web automatizados "Simulive".
Mikogo le permite organizar reuniones, realizar presentaciones o incluso proporcionar soporte remoto con cuentas gratuitas y de pago.
Ir a la reunión ofrece videoconferencias y pantallas compartidas para hasta 3 personas de forma gratuita, con cuentas pagas para más usuarios.
GatherPlace es una forma sencilla de conferencia web que ofrece una versión de prueba gratuita de 14 días.
BeamYourScreen ofrece fácil pantalla compartida para reuniones en línea, conferencias web y más.
Vyew ofrece colaboración visual en tiempo real sin necesidad de instalaciones.
Twiddla es un "campo de juego de reuniones" basado en la web que no requiere configuración y ofrece una prueba gratuita de 30 días.
Sync.in es un procesador de textos en línea que ofrece funciones de colaboración en tiempo real.
Únete a mi ofrece compartir pantalla instantánea con audio ilimitado y otras herramientas poderosas.
Hoguera ofrece colaboración en equipo con chat en tiempo real. Te permite compartir texto, archivos y códigos en tiempo real con transcripciones.
Encuentro Zoho le permite conectarse y compartir pantalla con otros, e incluye conferencias de audio integradas.
Espoleta ofrece formas gratuitas de reunirse y compartir de forma remota, y funciona con una variedad de plataformas.
Grupo ofrece herramientas de colaboración integradas para equipos distribuidos y está optimizado para dispositivos móviles.
Meetin.gs ofrece sencillas herramientas de programación de reuniones y se integra con Skype, Hangouts y Lync.
MeetingBurner ofrece herramientas de webinar y de pantalla compartida, y es gratis para hasta 10 personas sin necesidad de instalación.
Conclusión
Las reuniones son un tema complicado que puede impulsar su negocio y mejorar su trabajo, o absorber su productividad y crear más problemas de los que resuelven. Planificar reuniones efectivas y solo usar reuniones cuando son realmente necesarias es un buen hábito para entrar, y una que no es particularmente difícil.