Negocios y tecnología

Configuración del entorno de trabajo óptimo

¿Cuánto tiempo desperdicias en un día normal buscando cosas enterradas en algún lugar de tu escritorio? ¿O levantarse para conseguir algo al otro lado de su oficina? ¿O de lo contrario recuperas las cosas que necesitas para hacer tu trabajo?

Si suma todos los segundos y minutos desperdiciados, es posible que se sorprenda del porcentaje de su día que toma.

Tomarse el tiempo para configurar un espacio de trabajo óptimo puede ahorrarle horas o incluso días en el transcurso de un año.

Vale la pena tomar uno o dos días para configurar su escritorio y área de trabajo para que se adapte mejor a la forma en que trabaja para ahorrar tiempo más adelante. Y el proceso no es difícil.

Solo requiere una gran cantidad de planificación y profundizar en la forma de trabajar mejor, y luego configurar tanto sus áreas de trabajo físicas como virtuales para atender mejor sus métodos de trabajo.

Como se mencionó, es una buena idea reservar un día más o menos para optimizar su espacio de trabajo. Es probable que vea los efectos positivos sobre su tiempo casi de inmediato y también notará mucha menos frustración de inmediato.

No es exactamente un ambiente de trabajo óptimo. Imagen de cybrgrl.


¿Como trabajas?

Supongamos que la mayoría de las personas que leen esta publicación son diseñadores web y / o desarrolladores. Eso elimina muchas posibilidades en el campo "¿cómo trabajas?" Pero todavía hay muchas diferencias en cómo trabajan los diseñadores y desarrolladores web. Si desea configurar su espacio de trabajo óptimo, necesitará averiguar exactamente cómo funciona mejor.

Piense en cómo trabaja ahora y cómo podría mejorar su productividad si tuviera otras herramientas y sistemas en su lugar.

No intente revisar completamente sus métodos de trabajo, ya que es poco probable que se adhiera a los nuevos sistemas si no se integran con la forma en que está acostumbrado a trabajar. Los pasos de bebé a menudo le darán mejores resultados que cambiar todo a la vez.

Haga una lista de las cosas que normalmente hace en un día de trabajo y cómo completa esas tareas. Su rutina puede ser bastante similar día a día, o puede hacer cosas completamente diferentes en ciertos días de la semana. Incluya todas las tareas que completa regularmente, ya sea diariamente, semanalmente o mensualmente.

¿Qué tipo de organizador eres?

Lo siguiente a considerar es cómo mantenerse organizado. ¿Utiliza un organizador de papel o un sistema de archivo? ¿Notas Post-it? ¿Una lista de tareas por computadora o gerente de proyecto?

Imagen de Adam UXB Smith

Si usa un sistema basado en papel, piense cómo debe ser acomodado dentro de su espacio de trabajo. ¿Tiene un gran organizador que necesita un espacio de fácil acceso en su escritorio? ¿O usa notas post-it que necesita para pegarse a su escritorio o a las paredes que rodean su escritorio? ¿Te serviría algo mejor que una pizarra?

Piense en cómo mantenerse organizado y hacer una lista de las cosas que son necesarias para ello. Tendrá que incorporar estas cosas en su espacio de trabajo, pero eso llega un poco más tarde.

¿Qué materiales son importantes para su trabajo?

Obviamente, una computadora y probablemente una impresora van a estar en esta lista. Pero, ¿qué otras herramientas necesitas? Es posible que tenga parlantes externos, un escáner plano, una lámpara de escritorio, papel, bolígrafos, un dock para iPod o un sinnúmero de otras herramientas que necesita y / o desea trabajar.

Imagen de William Hook

Nuevamente, haga una lista de lo que es importante para usted. Entonces necesitarás eliminar todas las otras cosas que están en tu escritorio que no son necesarias.

Eliminar el desorden es importante, ya que hará que sea mucho más fácil para usted mantener todo organizado. Recuerde: el desorden es el enemigo de un espacio de trabajo óptimo. Cada vez que tiene que dejar lo que está haciendo para buscar algo, está siendo menos eficiente y menos productivo.

Esferas de Importancia

Ahora que ha descubierto cómo trabaja y qué es importante para su flujo de trabajo, es hora de volver a reorganizar su espacio de trabajo. Como la mayoría de los que están leyendo esto son diseñadores web o desarrolladores, hagamos que su computadora sea la pieza central de su diseño. Para la mayoría de ustedes, es donde hacen la gran mayoría de su trabajo.

A partir de ahí, descubra qué más usa más a menudo. Este podría ser su organizador, papel cuadriculado, papel borrador o cualquier otra cosa. Pon esto al alcance de tu computadora. Otra cosa que siempre debe estar al alcance de la mano es su basura y contenedores de reciclaje. Es importante mantener su escritorio limpio, lo que significa tirar las cosas antes de que puedan acumularse.

Piense en otras cosas que le gusten mantener al alcance de su espacio de trabajo. Puede tratarse de archivos de clientes, libros de referencia que usa con frecuencia, su impresora o escáner, o cualquier otra cosa que use a diario. Estas cosas deben estar ubicadas al alcance de la mano o un poco más allá.

Luego, piense en las otras cosas que necesita conservar en su oficina, pero tal vez solo las use una o dos veces por semana o menos. No es tan importante dónde los colocas, aunque aún querrás que sean fácilmente accesibles. Pueden ir en una estantería, o en un cajón, o en cualquier otro lugar donde tengas espacio para que puedas mantener todo organizado.

El objetivo aquí es asegurarse de que las cosas que usa con mayor frecuencia son las más cercanas a usted, mientras que las cosas que usa con menos frecuencia están más alejadas. Va a variar un poco para todos.

Para mí, las cosas que deben estar en el centro de mi escritorio son mi computadora, un cuaderno o dos (o seis), lápices y mi teléfono celular y mi base. Para otra persona, una tableta gráfica u organizador podría ser más importante y necesita estar en esa esfera inmediata. Otros pueden querer tener su impresora al alcance de la mano si constantemente están imprimiendo cosas.

Todo en su lugar

Dentro de cada esfera de importancia, es necesario asegurarse de que todo tenga un lugar al que pertenece. Eso significa tener algún tipo de titular para sus plumas, un lugar específico para mantener su planificador u organizador, y un lugar designado para los libros de referencia que desea tener al alcance de la mano.

Imagen por AdamSelwood

Piensa en la forma en que organizas. Para algunas personas, es posible que desee guardar cosas como bolígrafos en el cajón de su escritorio superior. Para otros, es posible que desee una taza o una caja directamente en su escritorio para ellos. Lo mismo aplica para libros o cuadernos. Algunas personas pueden querer un estante para mantenerlas, mientras que otras estarán contentas con una pila en su escritorio. No hay correcto o incorrecto aquí.

Una vez que todo tiene su propio lugar, asegúrese de que todo vuelva a ese lugar al final de cada día, o incluso mejor: tan pronto como haya terminado con él. Esto mantendrá su escritorio sin desorden y hará que sea más fácil encontrar las cosas cuando las necesite, haciéndolo más productivo.

Puede decidir que necesita cosas para ayudar a mantener su escritorio organizado. Esto está bien, pero no te pases de la raya. Las soluciones más simples a menudo son las mejores. Pero considere comprar cosas como organizadores de cajones de escritorio, algún tipo de contenedor para sostener bolígrafos y lápices, y posiblemente una bandeja de entrada o archivos de escritorio.

Una vez más, asegúrese de comprar solo cosas que encajarán en la forma en que trabaja, y no le causarán más problemas ni contribuirán al desorden.

Deshacerse de las distracciones

Las distracciones en su escritorio interferirán con la productividad productiva. Eso no significa necesariamente que tengas que mantener tu escritorio completamente espartano, pero sí significa que se debe eliminar todo lo que pueda distraerte.

Imagen de mkosut

Diferenciar entre distracciones y ayudas creativas. Si algo realmente te ayuda en el proceso creativo, entonces guárdalo. Pero si lo usa como excusa para no trabajar, póngalo en otro lugar.

Mantenimiento de su área de trabajo óptima

Una vez que haya configurado su espacio de trabajo, debe mantenerlo para que continúe siendo un espacio de trabajo óptimo.

La mayoría de estas cosas deben hacerse a diario, ya sea al principio o al final de su jornada laboral (cuál depende completamente de usted y depende de si prefiere organizar al final del día o al principio).

Personalmente, recomiendo hacer sus tareas de mantenimiento al final del día por algunas razones: primero, porque es más probable que lo haga de forma rápida y sin distracciones cuando termine con su trabajo (en la mañana podría estarlo). más tentado a demorarse y posponer las cosas). Segundo, porque es agradable ir a trabajar por la mañana a un escritorio limpio y organizado.

En primer lugar, asegúrese de tirar la basura o reciclarla. No importa si se trata de un grupo de bocetos distorsionados a mano de un sitio web o latas de refrescos vacías o cualquier otra cosa, si es basura, colóquela en su lugar. Los lugares a los que no pertenece incluyen la parte superior de su escritorio, debajo de su escritorio o en cualquier lugar alrededor de su escritorio que no sea un basurero. Honestamente, esta es una de esas cosas que deberían hacerse tan pronto como generes dicha basura, pero al menos una vez al día es vital. No hay nada peor que comenzar su jornada laboral rodeado de basura.

Asegúrate de poner todo nuevamente en su lugar cuando termines con él, o al menos una vez al día. De esta manera, cuando necesites lo que sea, es donde puedes encontrarlo. Si todo tiene su propio lugar designado, esto solo tomará un par de minutos.

Una vez a la semana más o menos, revise su sistema. Asegúrate de que todo esté en la esfera o importancia adecuada y mueve las cosas si es necesario. A medida que refine su sistema, tal vez solo necesite revisarlo mensualmente o incluso menos. No tengas miedo de cambiar las cosas a medida que cambien tus métodos de trabajo. Y no tengas miedo de cambiar las cosas si un nuevo arreglo no te funciona.

Espacio de trabajo virtual

Hemos hablado mucho sobre su espacio de trabajo físico, pero como diseñadores y desarrolladores, es probable que una mayor parte de su trabajo tenga lugar en un espacio virtual. Es importante organizar su espacio de trabajo virtual para una productividad óptima también.

Imagen de Todd W Carpenter

Muy a menudo, las personas intentan crear su espacio de trabajo virtual en función de lo que creen que debe ser el espacio de trabajo. Se esfuerzan por obtener un escritorio minimalista, o organizan sus carpetas y archivos de una cierta manera porque escucharon que así es como lo hace algún otro diseñador o desarrollador.

Olvídate de cómo crees que debe ser tu espacio de trabajo virtual , cómo funciona o cómo se organiza. Configúrelo sin embargo es más eficiente y efectivo para usted. Para mí, tengo un puñado de carpetas en mi escritorio basadas en los diferentes tipos de trabajo que hago. Tengo una carpeta para "trabajo" que contiene subcarpetas para cada cliente que tengo, una carpeta para "sitios web" que tiene subcarpetas con todos los archivos para mis proyectos personales y carpetas para "fotos", "nuevas fuentes" (donde van las fuentes hasta que tenga la oportunidad de instalarlos), e incluso una carpeta "miscelánea" donde pongo todas esas cosas para las que no tengo otras casas.

Traté de tener un escritorio minimalista, pero simplemente no funciona para mí. Guardo cosas en mi escritorio todo el tiempo, también, pero trato de limpiar todo y ponerlo en su lugar cada dos semanas. No se fuerce con un método antinatural para organizar sus archivos y carpetas. Encuentre el sistema que mejor se adapte a su flujo de trabajo.

Lo mismo ocurre con el uso de herramientas como espacios para mantener las cosas organizadas. Sigo diciendo que uno de estos días voy a empezar a aprovechar los espacios para mantener todos mis diversos proyectos organizados y separados, pero hasta ahora no he encontrado una necesidad real. El hecho de que esté disponible para ti no significa que tengas que usarlo. Úselo si lo ayuda, pero sin tenerlo en cuenta.

Una cosa en la que quizás desee dedicar tiempo, si no lo ha hecho todavía, es configurar diferentes espacios de trabajo en los programas que usa regularmente. Puede configurar diferentes perfiles en muchos de sus programas (programas de Adobe, específicamente) para diferentes tipos de proyectos. Puede usar un conjunto diferente de herramientas dependiendo de si está realizando retoques fotográficos u obras de arte originales, diseñando un sitio web o trabajando en un anuncio impreso.

Tomarse el tiempo para configurar espacios de trabajo para cada uno de estos (u otros proyectos que aborde regularmente) significa que tendrá un espacio de trabajo óptimo sin importar en qué esté trabajando.

Más recursos

Hay toneladas de excelentes artículos para mejorar su área de trabajo y sus métodos de trabajo para mejorar su eficiencia y productividad. Aquí hay algunas opciones excelentes para comenzar:


Escrito exclusivamente para WDD por Cameron Chapman , un escritor y diseñador independiente.

¿Cómo organizas tu espacio de trabajo? ¿Qué cosas te han funcionado mejor?

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