Cómo manejar la sobrecarga de información
Internet posee una gran cantidad de información sobre prácticamente cualquier tema que se pueda imaginar. Con una búsqueda simple, puede obtener acceso al conocimiento sobre casi cualquier tema.
De hecho, a menudo puede obtener tanta información devuelta que es un poco intimidante, incluso sabiendo por dónde empezar. La sobrecarga de información se vuelve más y más común a medida que la cantidad de información en constante crecimiento pasa a estar en línea.
En el peor de los casos, la sobrecarga de información puede ser paralizante. Demasiada información puede dejarnos abrumados e incapaces de tomar decisiones. Nos puede dejar más confundidos que si nunca hubiéramos tenido la información para empezar.
La buena noticia es que la sobrecarga de información puede tratarse. No requiere desconectarse de Internet ni nada extremo, solo una priorización y organización de su parte. Siga leyendo para obtener una guía completa para lidiar con la sobrecarga de información.
Diferenciando entre lo que es importante y lo que no es
Parte del problema con la sobrecarga de información tiene que ver con la incapacidad de una persona para distinguir entre lo que es importante y lo que no. Tenemos una tendencia a querer saber todo lo que sucede, ya sea que nos afecte directamente o no.
Comience a pensar en las áreas de su vida donde la información es importante. Más importante aún, piense en la información que recibe todos los días y descubra lo que no necesita saber. Esto variará de persona a persona, dependiendo de su propio estilo de vida, profesión y vida personal.
Por ejemplo, si usted es un gran inversor, podría ser importante que se mantenga al tanto de lo que sucede en el mercado bursátil en el día a día. Pero solo si administras tus propias acciones. Si tiene un buen corredor en el que confía, deje que lo maneje y solo eche un vistazo a lo que está sucediendo en el mercado semanal o mensualmente. Mejor aún, pídale a su agente que le envíe actualizaciones mensuales para que no tenga que buscar la información.
Por otro lado, si no invierte en el mercado de valores, ¿por qué lo revisa cada dos horas durante su día laboral? ¿Por qué pasas una hora vertiendo en los mercados de ultramar todas las mañanas? Si sufres de sobrecarga de información, deja de prestar atención a cosas que no tienen un impacto directo en ti.
Aquí debe hacer un par de listas para ayudarlo a ordenar la información que lo bombardea todos los días. Primero, haz una lista de cosas que absolutamente debes saber.
Esta lista debe incluir cosas directamente relacionadas con su vida profesional o personal. A continuación, haga una lista de las cosas que son importantes para usted, pero tal vez no tengan un fuerte impacto en su profesión o su vida personal. Esto podría ser cosas relacionadas con un pasatiempo u otro interés. Luego, haga una lista de todas las cosas sobre las que se mantiene informado que no aparecen en esas dos primeras listas. Estas son las cosas que analizará detenidamente en un esfuerzo por eliminar parte de la información que recibe todos los días.
¿De dónde viene la información?
La otra cosa que debe observar es cómo obtiene toda esta información. ¿Son cosas que la gente te está enviando por correo electrónico o que comparte contigo en línea? ¿Recibes una docena de boletines por correo electrónico en tu bandeja de entrada de forma diaria o semanal? ¿Está suscrito a 100 o más feeds RSS? ¿Estás buscando información en línea?
Haga una lista de cómo obtiene toda esta información, los sitios web y servicios que utiliza, y una estimación aproximada de cuánto tiempo le lleva cada una de estas cosas cada día. Luego observe cómo estas fuentes coinciden con los elementos de las primeras dos listas que hizo en la sección anterior. Marque cada fuente que corresponda con la primera lista con un "1", las que correspondan con la segunda lista con un "2" y las que correspondan a la tercera lista con un "3".
Una vez que haya marcado cada fuente, también deberá observar si es una fuente pasiva o una fuente activa. Las fuentes pasivas son aquellas fuentes que le proporcionan información sin que tenga que buscarla. Los feeds de correo electrónico y RSS caen dentro de esta categoría. Las fuentes activas serían los sitios que visitas regularmente a los que no estás suscrito a través de correo electrónico o RSS.
1. Limita tus fuentes
El primer paso para lidiar con la sobrecarga de información es limitar las fuentes de su información. Mire la lista de fuentes de donde proviene su información y descubra cuáles no son necesarias.
Hay algunos criterios para decidir lo que no es necesario y lo que es. Primero, si dos fuentes ofrecen básicamente el mismo contenido, deshágase de una de ellas. En segundo lugar, si hay fuentes RSS o boletines electrónicos que rara vez lee, anule su suscripción. Para la mayoría de las personas, esto eliminará al menos parte de su información entrante.
Entonces es hora de volverse un poco más agresivo. Mire la lista de fuentes que tiene marcadas con un número "3" y decida si eliminarlas o no. Recomiendo darse de baja de cualquier fuente RSS o boletines electrónicos relacionados con estos artículos. Entonces, la única forma en que obtiene información sobre esos temas es si la busca activamente.
Considera también qué fuentes puedes consolidar. ¿Los boletines electrónicos a los que se suscribe también están disponibles como fuentes RSS o viceversa? Si la mayoría de ellos lo son, considere cambiar sus formatos de suscripción.
2. Establezca el tiempo de espera en su horario
Parte del problema con la sobrecarga de información es a menudo que constantemente estamos siendo bombardeados con información. Nunca hay ningún descanso de eso. Para superar la sobrecarga de información, debemos detener el flujo constante de información.
Dedique un tiempo en su agenda para tratar con la información. Esto significa revisar el correo electrónico solo en momentos específicos, leer los canales RSS a horas específicas y, de lo contrario, buscar información en un horario establecido. Ahora, exactamente cuál es ese horario dependerá de sus propias necesidades.
Algunas personas deben ser accesibles por correo electrónico durante todo el día. Esta bien. Configure su cliente de correo electrónico para que solo verifique el nuevo correo electrónico una vez por hora. Eso te mantiene en contacto lo suficiente sin ser una distracción constante.
Reserve una hora por la mañana o por la noche para leer sus feeds RSS. Hazlo todo en un solo trozo, y luego mantén el lector de feeds cerrado por el resto del tiempo.
Otra opción es reservar pequeños trozos a lo largo del día para procesar la información. Pueden ser cinco o diez minutos de cada hora o cada dos horas.
Averigua si eres más productivo al absorber toda tu información al mismo tiempo o en trozos más pequeños a lo largo del día. Entonces mantente en un horario. Si reserva cinco minutos cada hora para leer feeds RSS o correos electrónicos, dedique cinco minutos de cada hora, pero no más. Si reserva una hora cada mañana, configure un temporizador para que no exceda esa hora.
3. Tómese el tiempo libre
Es importante tomarse un tiempo libre del aluvión de información. Reserve sus noches o fines de semana como tiempo libre de información.
Durante ese tiempo, no lea correos electrónicos o fuentes RSS. No busque información a menos que sea pertinente a algo que esté haciendo en ese momento.
Cuando esté de vacaciones, intente limitar la cantidad de información que recibe. Deje que su mente se relaje y evite cualquier información que no sea absolutamente vital. Tenga en cuenta, también, que la mayoría de la información puede esperar hasta que sus vacaciones terminen.
4. Cull despiadadamente
No tengas miedo de eliminar las fuentes de información en las que confías. Busque fuentes únicas que tengan la mayor parte de la información que desea sobre un tema dado, y deshágase del resto.
Por ejemplo, en lugar de consultar una docena de sitios de noticias todos los días, simplemente use Google News para obtener contenido agregado. De esta forma obtendrá noticias de una amplia variedad de fuentes sin tener que visitar múltiples sitios.
El sacrificio también se aplica a los elementos informativos individuales que ingresan a su correo electrónico o lector de feeds todos los días. Si algo no te interesa, bórralo. Si se encuentra allí en su bandeja de entrada, se sentirá obligado a leerlo y dedicarle tiempo.
Aprenda a escanear el contenido que se le proporciona y determine, en cuestión de segundos, si le interesa o no. Si no, solo deshazte de él. Sin una docena o más de elementos no leídos en su correo electrónico o lector de RSS, se sentirá menos bombardeado por la información.
5. Aprende a priorizar
Incluso si minimiza la cantidad de información que recibe, es probable que aún haya momentos en que no tenga tiempo para procesarla por completo. Esto es cuando necesitas priorizar.
Mira hacia atrás a las listas de temas que hiciste al principio de este artículo. Cuando le llegue mucha información, concéntrese primero en los temas de la lista 1. Estas son las cosas más importantes para su vida diaria y deben tratarse como tales. Si aún tiene tiempo después de procesar toda esa información, pase a la lista 2, y así sucesivamente.
6. Establecer sistemas
Debería tener sistemas para organizar y clasificar la información que le llega. En su correo electrónico esto podría significar configurar filtros para dirigir ciertos correos electrónicos (como boletines informativos) a sus propias carpetas automáticamente. También puede tener las carpetas configuradas para las cosas que desea pasar más tiempo mirando más adelante, o que es posible que desee consultar.
Lo mismo ocurre con los lectores de feeds RSS. Haga uso de carpetas y etiquetas para mantener sus feeds organizados. De esta forma, si tiene tiempo limitado, puede verificar fácilmente los feeds más importantes primero.
También considere si hay alguna aplicación que pueda ayudarlo a estar mejor organizado y atravesar la información que lo bombardea más rápido. ¿Su lector de feeds le brinda el nivel de control que desea? ¿Qué hay de tu programa de correo electrónico? ¿Navegador web? Mire a su alrededor y encuentre herramientas que le permitirán administrar mejor su información. Vale la pena el tiempo y el esfuerzo para hacerlo.
Investigar sin sucumbir a la sobrecarga de información
Uno de los momentos más difíciles para lidiar con la sobrecarga de información es cuando estás investigando algo. Podría ser para un gran proyecto de cliente o algo en tu vida personal. Y a menudo implica encontrar mucha información sobre cualquier tema.
Lo más importante que debe hacer cuando investiga un tema nuevo es limitar su investigación tanto en términos del tiempo que le dedica como de su alcance. Cuando se embarca en un nuevo proyecto, limítese a quince o veinte minutos de investigación para comenzar. Esto probablemente sea suficiente para darle una visión general de lo que trata el tema.
Luego, investigue cosas específicas, ya que necesita conocerlas. En general, esto es más productivo y eficiente que tratar de aprender todo antes de obtener experiencia práctica.
Otra opción cuando se trata de investigar un tema es ir analógico. Visite su biblioteca local y pida prestado un libro sobre el tema, en lugar de conectarse en línea. A menudo, esto le da una visión general más enfocada y minimiza las posibilidades de que termine yendo en tangentes en su investigación.
Cuando ya tienes demasiada información
Entonces, todo lo anterior es excelente si se trata de un problema con la sobrecarga de información cotidiana. Pero, ¿y si su problema tiene que ver con tener tanta información relacionada con un tema determinado que ahora está paralizado y no puede tomar ningún tipo de decisión? ¿Que haces entonces?
Hay algunas formas diferentes de abordar esto. Puede ayudar a tomar notas y hacerse una idea de todas las piezas de información que pueden afectar su decisión. Si está tratando de tomar una decisión de sí o no, considere hacer una lista pro-con.
También hay otros modelos de toma de decisiones que pueden ayudarte a tomar una decisión si estás demasiado paralizado por demasiada información. Algunos son modelos cotidianos y pueden ser tan simples como elegir la primera opción que crees que obtendrá los resultados deseados. El tipo de modelo que elija usar depende en gran medida de la complejidad de la decisión. Wikipedia tiene un gran artículo sobre Toma de decisiones con más detalles.
Escrito exclusivamente para WDD por Cameron Chapman .
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