Organizar su proyecto y administrarlo fácilmente siempre es un desafío cuando se trabaja como parte de un equipo. El problema alcanza un nivel completamente nuevo cuando se trata de un proyecto creativo. La creatividad florece más cuando es ilimitada, mientras que los proyectos colaborativos se desmoronan sin reglas.
Entonces, ¿qué hacer con un proyecto de agencia creativa que requiere trabajo en equipo y colaboración? La organización y el liderazgo, si se ejecutan correctamente, no tienen que afectar el proceso creativo. ¡Aquí hay nueve consejos prácticos para mantener su equipo de diseñadores organizado sin importar la tarea que tenga entre manos!
Algunos proyectos son más complejos que otros. Para evitar sentirse abrumado, identifique las tareas más importantes (sus MIT) en las que se debe trabajar antes de que el proyecto pueda pasar al siguiente nivel. El secreto es determinar un número limitado (realista) de tareas cruciales que deben realizarse e intentar completarlas primero. Dar a su equipo un plazo realista dará a cada día una estructura y un propósito particular. Es una gran manera de matar a una bestia particularmente grande de un proyecto, o finalmente, completar esas pequeñas tareas que se han pasado por la oficina como una papa caliente y finalmente olvidadas.
Definición de MIT permitirá que el equipo de diseñadores se haga cargo del día en lugar de simplemente reaccionar ante lo que sea que se les arroje.
La frase 'herramienta de gestión de proyectos' suena como un arrastre pero, de hecho, puede ser bastante útil. No hay mayor consumidor de tiempo que el uso de múltiples herramientas de comunicación, dejando pequeños mensajes aquí y allá y, posteriormente, manteniendo a algunos de los miembros del equipo en la oscuridad sobre el progreso. Ahorre tiempo y molestia a su equipo tratando de descubrir qué debe hacerse a continuación o hacia dónde se dirige el proyecto. En realidad, usar herramientas de gestión de proyectos dará luz verde a la creatividad a través de la eficiencia.
El truco está en elegir una herramienta que funcione mejor para ti. Hoy en día, hay una gran cantidad de herramientas de software para elegir. Investigue un poco sobre el mercado, pruebe y experimente para encontrar qué herramienta de administración de proyectos es la adecuada para su equipo.
Cuando se trata de lograr la satisfacción del cliente en términos de diseño, la información es la clave. El dicho común "menos es más" no funciona en este caso. Si desea que el proyecto se realice correctamente y a tiempo, brinde a su equipo toda la información que pueda. De esta manera, sus diseñadores no tendrán que perder tiempo verificando fechas y detalles exigentes.
Lo más importante, ¡déles a todos los miembros del equipo la misma información! Evitará muchos conflictos y confusión. Ponga todos los requisitos, las necesidades, las reglas y las fechas límite (mediante el uso de una herramienta de gestión increíble tal vez) y el equipo de diseño lo amará por ello.
El cliente es el rey, y con frecuencia nos sentimos atraídos a hacer cualquier cosa para complacerlo. Sin embargo, establecer plazos ridículos y poco realistas para proyectos creativos no es un camino por recorrer. No espere que se cree un gran registro o un sitio web alucinante en 24 horas. En pocas palabras, los equipos creativos necesitan tiempo para ser creativos, para intercambiar ideas, bosquejar y diseñar, para ofrecer lo mejor. En lugar de forzar a su equipo a trabajar en condiciones estresantes y alocadas, enseñe a sus clientes el valor del tiempo en proyectos creativos.
La retroalimentación constructiva es clave para diseñar obras maestras. Para que se produzca la retroalimentación, todos los miembros de su equipo deben sentirse seguros para expresar sus opiniones.
Un líder del proyecto debe ser muy claro y abierto sobre lo que les gusta y lo que no les gusta de los diseños propuestos. Por otro lado, los miembros del equipo deben sentirse libres de ofrecer su opinión y sentir que están siendo escuchados. La retroalimentación exitosa tiene que ver con el respeto y la justificación lógica de sus opiniones. Es una excelente manera de evitar la frustración dentro del equipo y mantener los ánimos y la productividad.
La estandarización no suena fácil para la creatividad, pero cuando la imaginación necesita ser productiva, es el santo grial de la efectividad. Las interacciones desordenadas, los estilos de trabajo inconsistentes y los miembros del equipo que trabajan desde ubicaciones remotas pueden envolver el trabajo creativo y el avance del proyecto.
La estandarización de nombres de archivos y cadenas de procesos permitirá interacciones rápidas y sin fricciones y exploración creativa. Adherirse a una convención de nomenclatura y flujo de trabajo particulares ayudará a cada miembro del equipo a localizar los archivos fácilmente y completar su parte del trabajo sin ceder al caos.
Agrupar tareas similares o relacionadas en conjunto es una receta garantizada para la eficiencia, especialmente si se trata de tareas de rutina críticas pero muy tediosas que pueden perturbar el flujo de trabajo creativo. Ya sea que se ocupe de las redes sociales o de que se dedique a las tareas de reclutamiento, asigne 20-30 minutos, olvídelo y aborde todas estas tareas en conjunto. Tendrá la libertad de concentrarse en las tareas de diseño más importantes a mano, sin distracciones.
Cada persona creativa trabaja de manera diferente. Algunos prefieren trabajar hasta tarde, bien entrada la noche, otros están en su mejor momento en esos momentos fugaces de claridad a primera hora de la mañana. El mejor trabajo creativo rara vez ocurre en el horario "amado" de nueve a cinco. Si puede pagarlo, permita que los miembros de su equipo se beneficien de su personal Tiempos de alta energía y alta creatividad . Aliéntelos a tomar notas de su ritmo, observe cómo funcionan y programe las tareas más desafiantes cuando estén en su punto máximo. Aunque un poco menos estructurado, este enfoque probablemente mejore la calidad del trabajo.
Para ser más precisos, use atajos de software gráficos. El truco consiste en personalizar el espacio de trabajo del software para reflejar y habilitar el tipo de trabajo de diseño que su equipo realiza de forma regular. Uno de los mejores protectores de tiempo es la creación de plantillas reutilizables para los tipos recurrentes de proyectos y la creación de una biblioteca de archivos para la mayoría de los recursos gráficos utilizados, como iconos, fuentes o texturas.
Cuando un equipo trabaja sin problemas, se refleja en los resultados finales. Por lo tanto, mantener a su equipo de diseñadores satisfecho y estructurado es imprescindible para el éxito de cualquier agencia creativa. Obtenga una herramienta de gestión de proyectos y aplique cualquiera de los consejos anteriores que hayan llamado su atención. No obstante, la mejor manera de mejorar su flujo de trabajo es preguntar a los miembros de su equipo sobre los asuntos más inquietos y pedirles ideas.