8 consejos para que los diseñadores independientes reciban pagos más rápido
El flujo de caja es crucial para cualquier negocio, pero especialmente importante para pequeñas empresas y autónomos.
Cuando piensa en la primera vez que comenzó su carrera de diseño independiente, probablemente no esperaba pasar tanto tiempo persiguiendo clientes para pagar sus facturas. Empezaste a hacer lo que amas y te pagan por ello.
Para ayudarle a hacer justamente eso, aquí hay 8 consejos que puede implementar en su negocio de inmediato para ayudarlo a recibir un pago más rápido.
Si tiene otros consejos de su propia experiencia, compártalos con nosotros en los comentarios.
1. Gestionar las expectativas desde el primer día
A veces, los diseñadores independientes están tan entusiasmados por ganar nuevos negocios que corren a través de un nuevo trato sin un contrato.
No tema darle a su cliente un contrato, lo espera y evitará muchos malentendidos futuros, dolores de cabeza y facturas impagas. También es mejor tomarse el tiempo para llevar a su nuevo cliente a través de todos los entregables clave y las fechas de pago al comienzo de un nuevo proyecto.
Además, no es un mal momento para recordarles sobre sus políticas de pago atrasado, que deberían incluirse en su contrato si las tiene.
2. Construya una fuerte relación con el cliente
La mejor forma de construir una relación sólida con el cliente es comunicarse casi constantemente con ellos.
Actualízalos sobre lo que estás haciendo y cómo van las cosas. Haga que se sientan parte del proyecto. Esto también asegura que ambos tengan un conocimiento profundo del trabajo que se está realizando.
Y, de esa manera, cuando llegue el momento de facturarlos, no habrá sorpresas.
3. Encuentra a la persona que te paga
La persona para discutir su pago diferirá entre los clientes.
Por ejemplo, si su cliente es una empresa pequeña, es probable que el propietario del negocio sea la persona que procese los pagos. Si su cliente es una empresa mediana o grande, entonces podría ser su departamento de contabilidad o controlador financiero .
Al comienzo de un nuevo proyecto, asegúrese de tener el nombre, número de teléfono y correo electrónico de la persona que procesará sus facturas. De hecho, solicite una introducción por correo electrónico si es necesario.
Lo más probable es que responderán a la nota con un correo electrónico que tendrá toda su información de contacto en la firma. Esto será útil y le ahorrará mucho tiempo cuando necesite encontrar el contacto apropiado para abordar cualquier factura pendiente.
4. No subestime los términos de su factura
Todas las facturas tienen términos de pago detallados en la factura (o al menos deberían).
¿Alguna vez has pensado en tus términos? Es posible que se sorprenda de cuánto pueden determinar qué tan rápido le pagan. De hecho, el equipo de Market Intelligence de FreshBooks estudió los términos de pago de sus usuarios para encontrar los mejores términos de facturación para que le paguen más rápido. Aquí están los hallazgos del estudio. (Para el informe completo haga clic aquí )
- Ser cortés
Un simple "por favor pague su factura dentro" o "gracias por su negocio" puede aumentar el porcentaje de facturas que se pagan en más del 5 por ciento. - No use la jerga
La palabra "días" en lugar de "neto" le hará pagar más a menudo y más rápido. - Tarifas de pagos atrasados
Amenazar a sus clientes con intereses en pagos atrasados hace dos cosas. Le paga más despacio, pero también asegura que se pague un porcentaje más alto de facturas.
Aquí hay un ejemplo de términos de factura correctamente redactados de acuerdo con el estudio:
"Gracias, realmente apreciamos su negocio. Envíe el pago dentro de los 21 días posteriores a la recepción de esta factura ".
5. Factura más rápido
Esto es bastante simple, pero a menudo se pasa por alto. Cuanto antes facture a sus clientes, antes le pagarán.
Esto simplemente significa que cada vez que se vence un pago (generalmente en un entregable) traiga una factura en papel o envíela por correo electrónico.
En casi todas las compañías, no pueden pagarle hasta que tengan una copia de su factura para sus propios registros. Entonces, si tienen su factura, pueden comenzar el proceso para pagarle, o tal vez incluso para pagarle de inmediato (especialmente cuando están muy contentos con su trabajo).
Es importante tener en cuenta que la posibilidad de crear facturas rápidamente lo ayudará realmente a implementar este consejo: lo mejor es utilizar uno de los muchos servicios de facturación disponibles en línea.
6. Sé claro con tu descripción del trabajo
Sea lo más claro y específico posible en su factura. No utilice ninguna jerga de la industria en la descripción de su producto o servicio en su factura.
Si su cliente no comprende por completo por qué se le factura, entonces es menos probable que firmen en la factura.
Por ejemplo, en lugar de escribir "sitio web" en la descripción, use algo más específico como "12 páginas de diseño y desarrollo de HTML, incluido un formulario de contacto y un mapa del sitio".
7. Seguimiento
En un mundo perfecto, todas las facturas se pagarían en minutos. Desafortunadamente, no es un mundo perfecto. La verdad del asunto es que las facturas generalmente pueden tardar de tres a doce semanas para cobrar, y esa puede ser una espera muy larga para una pequeña empresa: recuerde, se trata de un flujo de caja. Esta es la razón por la cual cada profesional independiente necesita tener una estrategia de seguimiento para las facturas.
Considere usar una solución de facturación que le permita identificar rápidamente las facturas pendientes a través de un tablero o informe de fácil acceso.
Esto le ahorra mucho tiempo y ayuda a identificar a los clientes con los que debe hacer un seguimiento inmediatamente. Lo mejor es apartar un bloque de tiempo cada semana para que se comunique con los clientes que tienen facturas pendientes.
A veces, un recordatorio rápido por correo electrónico puede hacer el truco, pero no tema llamarlos si sus correos electrónicos no reciben respuesta. Cuando se trata de llamar, querrá saber el horario de su cliente. Esto hará que sea mucho más fácil llegar a ellos en lugar de reproducir la etiqueta del teléfono.
8. Cartas y legal
Ir a la corte de reclamos menores siempre es una opción cuando las cosas van realmente mal, pero es probable que no valga la pena gastar su tiempo y dinero en pequeñas cantidades. Lo mejor es intentar lo más que puedas con cartas formales. Si esto falla, consulte a un abogado para obtener primero un consejo, y luego pídales que envíen una carta en su nombre.
La carta debe indicar que ha agotado todas las otras vías y que si no recibe el pago dentro de un período de tiempo determinado, no tendrá otro recurso que llevar el asunto a los tribunales. Esto es a menudo suficiente para garantizar su pago, y es un método mucho más rentable que llevar al cliente a los tribunales.
Pero esperemos que haya desarrollado una fuerte relación con el cliente a través de la comunicación constante y ofreciendo un gran servicio, para que nunca llegue a este punto.
Estas estrategias le ayudarán a pagar más rápido, a dedicar menos tiempo a perseguir a los clientes y a proporcionarle más recursos para que su negocio de diseño independiente crezca continuamente.
Esta publicación fue escrita por invitados Darius Bashar, un ex profesional independiente que ahora trabaja en FreshBooks.com . FreshBooks es un servicio de facturación en línea que ayuda a los diseñadores a pasar menos tiempo preocupándose por la facturación y más a hacer lo que aman.
¿Tiene consejos o mejores prácticas propias? Por favor compártalos en la sección de comentarios a continuación.