La clave del éxito es un resumen creativo
Es una triste realidad que los mayores freelancers que enfrentan problemas son los desacuerdos con un cliente una vez que el proyecto ha comenzado.
Al parecer, a juzgar por la cantidad de problemas que escuchan los diseñadores quejosos, los términos, cambios, instrucciones y pagos se convierten en obstáculos para una relación de trabajo fluida y exitosa, generalmente poniendo fin a lo que podría ser una relación continua entre el profesional independiente, y cliente
Existe una manera simple, lógica y profesional para que ambas partes se entiendan entre sí con total transparencia. Desafortunadamente, es un paso que muchas creatividades omiten.
¿Dónde se encuentran la mayoría de los creativos en el papeleo?
De acuerdo con un reciente encuesta , El 39% de los diseñadores no requieren que los clientes firmen en la línea punteada (o cualquiera) para realizar un proyecto. Es una suposición bastante segura de que un resumen creativo formal es otra forma que la mayoría de los creativos no usan.
La misma encuesta revela que los creativos prefieren clientes que saben lo que están buscando al comienzo de su proyecto de diseño y obtienen puntos con los diseñadores. El 51% de los diseñadores encuestados considera que una de las características más importantes en un cliente.
La oportunidad de ser creativo y diseñar algo interesante motiva al 62% de los diseñadores a emprender un proyecto, en comparación con el 48% que se dejan influir por los salarios altos y solo el 6% que considera la clave de prominencia de un cliente.
El 48% de los diseñadores dice que la falta de retroalimentación útil es uno de sus mayores desafíos al trabajar con los clientes, mientras que el 42% señala la falta de dirección de los clientes, y el 25% indica que las expectativas poco realistas son los principales obstáculos.
Con todo esto en mente, ¿cómo puede un diseñador o personal de diseño lograr todo esto y proteger sus derechos y cordura? La respuesta es un resumen creativo.
Por qué un resumen creativo resuelve problemas
Pídale a alguien que firme un contrato, y generalmente tendrán una razón de por qué no quieren firmar. Un contrato contiene reglas duras y rápidas del final de un proyecto. La duración de la ejecución, las tarifas de cambio, los pagos y los derechos de uso son algunos de los elementos detallados en un contrato. ¡Con una redacción cuidadosa, un resumen creativo también puede contener toda esa información!
Cuando se siente por primera vez en la oficina, o en la sala de conferencias de un cliente, o en una reunión de los diferentes jugadores en su compañía, es hora de comenzar a tomar notas sobre lo que se dice, hacer ciertas preguntas y ... establecer requisitos y límites.
En una empresa, que era una corporación muy grande, todos nos sentábamos en la sala de conferencias para una reunión de proyecto. Cada jefe de departamento escucharía el alcance del proyecto y los resultados deseados. Como un acertijo, cada paso dependía de que cada departamento cumpliera los hitos establecidos para que el próximo departamento pudiera recogerlos allí y suministrar los elementos necesarios que solo ellos podían proporcionar, y todo lo demás alrededor de la empresa hasta que cayera sobre el departamento de arte.
Si un departamento tomaba demasiado tiempo con su parte, como una torre con una parte faltante en el medio, el proyecto comenzaría a derrumbarse. Desafortunadamente, siempre sería el departamento de arte el que sería aplastado por el peso de las vigas de acero de la incompetencia, suministradas por otros departamentos.
El resumen creativo, redactado y enviado por el departamento de arte sirvió para responsabilizar a las personas. En reuniones regulares durante el proyecto, fue más fácil preguntar a otros departamentos dónde se encontraban en sus hitos, y por qué, inevitablemente, llegaron tarde. Con un líder de proyecto comprensivo y fuerte, la responsabilidad y los plazos de reunión garantizarán que los creativos no tengan una semana para crear el proyecto final cuando otros departamentos tomarán solo dos semanas de un proyecto de dos meses.
Parece que en la mayoría de las empresas este es el procedimiento operativo estándar. Es raro que un gerente de proyecto pueda o quiera mantener un estricto control sobre los hitos. Es aún más raro que haya un gerente de proyecto profesional en las empresas. Por lo general, a alguien se le asignará como gerente de proyecto, y es posible que no tenga suficiente experiencia, o el nivel corporativo para exigir el cumplimiento estricto de los hitos en un proyecto. En un entorno corporativo, esto generalmente genera problemas para realizar un proyecto a tiempo. En una situación independiente, su tiempo es su dinero, y cuando termina trabajando una semana extra, más o menos con una tarifa plana, tratando de cobrar por horas extra, o trabajando con una prisa extrema para hacer una fecha límite, es una situación perdedora para usted, y puede conducir a un proyecto que probablemente no será su mejor trabajo. Al final, tendrás la culpa, y aunque sea injusto, bueno ... ¡bienvenido a los negocios!
Entonces, ¿cómo se protege su reputación, su potencial de ingresos y se muestra como un proveedor valioso para un cliente o un gerente de proyecto competente para su jefe corporativo? Comience con un resumen creativo claro y conciso, ¡y un puño de hierro! Si se escribe correctamente, la información que incluya no dejará piedra sin remover y ninguna pregunta sin respuesta. No es realmente difícil.
A largo plazo, un resumen creativo completo y claro promueve la transparencia para todas las partes, y esa es una de las cosas que los clientes aprecian en un proyecto creativo, donde no entienden completamente el proceso creativo.
Cómo empezar
La computadora, tal como prometimos, no nos convirtió en una sociedad sin papel. Las comunicaciones digitales se suman a la falta de memoria que tiene la gente. Las computadoras, en gran medida, reemplazaron nuestra capacidad de recordar y almacenar información en nuestros propios cerebros. Un ejemplo es cuando un cliente no recuerda haberle dicho algo en un correo electrónico, como pedir que le paguen, o tratar de averiguar por qué el período de tres días para una decisión sobre diseños finales ha llevado 17 meses.
La organización es la clave. Cuando comencé mi carrera de diseño, trabajando tanto como freelance como personal, creaba una carpeta de trabajo para cada tarea y cada proyecto. Comencé etiquetando la carpeta y luego escribiendo un pequeño resumen creativo en el exterior de la carpeta. Enumeró lo siguiente:
- Nombre del proyecto
- Fecha en que lo recibí.
- Fecha de vencimiento del proyecto.
- Quién estuvo involucrado en el proyecto, sus nombres, números de teléfono / extensiones, direcciones de correo electrónico.
- Hitos para los materiales necesarios de estas personas.
- A partir de ahí, a medida que avanzaba el proyecto, escribía notas de lo que sucedía a diario.
- ¿Llegamos a tiempo?
- ¿Hubo cambios solicitados y por quién?
- ¿Qué hitos se perdieron y por quién?
- Cuándo se entregaron los archivos y a quién.
Dentro de estas carpetas de archivos, coloqué todas las impresiones de las etapas de diseño, correos electrónicos de otros departamentos / personas y cualquier otra cosa relacionada con el proyecto. La mayoría de mis jefes me felicitaron por "saber dónde estaba el proyecto en cualquier momento".
En un empleador, donde la incompetencia se fomentó a través de rampante Principio de Peter , Me dijeron que mis carpetas de archivos "ponían nerviosa a la gente".
Por supuesto, la gente estaba nerviosa; responsabilizaba a las personas No es que las carpetas estuvieran configuradas para avergonzar a la gente ... bueno, admito que fue parte de eso porque el juego de la culpa era grande en esa empresa, y tuve que protegerme de los indicadores mentirosos de los dedos, lo que realmente enfureció sin fin, pero también era la única forma de mantener un registro de entrega 100% a tiempo.
La verdad es que estas carpetas fueron invaluables para hacer malabarismos con lo que a veces eran dos docenas de proyectos que se desarrollaban a la vez. La multitarea no es más que una organización, y hay herramientas que uno puede usar para esa organización. Las "Carpetas de evidencia y culpa", como mi jefe se refirió a ellas, fueron invaluables.
Si bien estos fueron resúmenes creativos en cierto modo privados para mí, lo mejor es que, al administrar un proyecto, especialmente de forma independiente, se envíe un informe escrito para que todos los retengan en sus propias carpetas, si es que tienen uno.
Creando un breve
He visto otros escritos creativos disponibles en la web y francamente; No estoy impresionado con lo que vi. Los ejemplos disponibles no cubrieron lo suficiente como para permitir que el cliente conociera todos los pasos ni cubrió el final del proyecto. Aquí hay un resumen que puede usar como plantilla para su próximo proyecto:
Información de contacto del cliente / cliente:
Nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico de la persona o el equipo del lado del cliente.
Proyecto:
Título del proyecto
Preparado por:
Nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico de la persona responsable de la gestión interna del proyecto.
Antecedentes / Visión general:
¡Descripción detallada de TODO lo que se necesita hacer! Incluya absolutamente todo lo que pueda pensar que se incluirá para que cualquier fluencia del alcance se pueda facturar por separado.
Cronología / Hitos:
Hora de inicio: la fecha va aquí.
El cliente entrega imágenes / logotipos para folletos, pancartas web y sitios web. Toda copia de corrección entregada por el cliente.
1 ° Hito:
Bocetos para el diseño de todos los componentes - (establecer la fecha).
Revisiones / aprobación del cliente por (establecer fecha).
Bocetos revisados entregados por (establecer fecha).
Revisiones / aprobación del cliente por (establecer fecha).
* Otras revisiones cambiarán los hitos. El resumen ajustado se volverá a enviar al cliente.
2 ° Hito:
Diseño de la segunda etapa - (establecer la fecha).
Revisiones / aprobación del cliente por (establecer fecha).
Imágenes revisadas entregadas por (establecer fecha).
* Otras revisiones cambiarán los hitos. El resumen ajustado se volverá a enviar al cliente.
3er Hito:
(Establece la fecha)
Presentación de diseños completos al cliente para su visualización / aprobación.
* Otras revisiones cambiarán los hitos. El resumen ajustado se volverá a enviar al cliente.
4to hito:
(Establece la fecha)
Carga o entrega a la impresora (configurar fecha).
Pagos:
Tarifa: $ (tarifa total para el proyecto)
Depósito: $ (tarifa fija: debe ser de un tercio a la mitad de la tarifa total). Depósito debido al inicio
1 ° Hito: $ (porcentaje de la tarifa total)
2 ° Hito: $ (porcentaje de la tarifa total)
3er Hito: $ (porcentaje de la tarifa total)
4to hito: $ (* idealmente, este debería ser el porcentaje final de la tarifa completa para el proyecto)
* Los cambios posteriores a la primera ronda (más cambios) se facturarán por separado a una tasa de $ (establecer la tarifa por hora) por hora.
Derechos:
El cliente adquiere todos los derechos de diseño / copyright por el trabajo realizado. La transferencia de derechos de autor está supeditada al pago total.
Esto, por supuesto, es solo lo básico como un ejemplo. Cuanto más enumere, entre los detalles más pequeños, más se protegerá contra los "malentendidos" a medida que avance el proyecto. El mayor problema con cualquier proyecto es el "pero dije ..." o "pensé que esto sería ..." y el siempre popular, "¿pensé que íbamos a agregar esto?"
Mientras que un contrato detalla los derechos, pagos y promesas que se mantienen únicamente a través de una redacción legal, un resumen creativo muestra a todas las partes cómo se desarrollará el proyecto y, lo más importante, cómo se realizarán los pagos. Con un contrato, las personas pueden verlo al comienzo del proyecto, pero no volverán a mirarlo hasta que amenace con demandarlos por violar su acuerdo. El resumen creativo le recuerda a la gente en cada paso del camino que no trabajará de forma gratuita, los cambios excesivos costarán más.
Aún así, un resumen creativo puede necesitar incluir los datos demográficos del cliente / público objetivo. Aunque no lo he experimentado, he escuchado de otros diseñadores sobre clientes que establecen los estándares de diseño de un proyecto, pero luego se quejan de que el trabajo no refleja su base de consumidores.
Haga que el lenguaje sea claro
Un ejemplo que puedo relatar sobre un malentendido en el lenguaje fue el de un presidente de la compañía que siguió usando la palabra "sofisticado" para un proyecto de diseño. Con cada boceto de diseño, ella decía: "¡No, no, no! ¡Quiero sofisticado! "
Después de once intentos de "sofisticado", finalmente le pedí que me mostrara algunos ejemplos de lo que le gustaba, y lo tomaría como inspiración. Después de que ella señaló algunos ejemplos, me di cuenta de que estaba equivocada, ¡y severamente loca! Lo que ella realmente quería era algo caprichoso. Este es un gran y doloroso ejemplo de falta de comunicación y cuánto trabajo puede hacer una sola palabra, un descriptor. Estaba en el personal de la empresa, por lo que no era tan importante como si fuera una tarea independiente, lo que hubiera sido un desastre si se tratara de una tarifa fija. Fue solo una pérdida extrema de tiempo, y un tic que apareció en mi revisión anual de desempeño como "no satisfizo los deseos del presidente en once rondas de cambios".
Esto es algo más que debe incluirse en el resumen creativo. Las palabras pueden ser malinterpretadas o mal utilizadas. A veces las personas usan sus manos para describir lo que quieren, moviéndolos hacia arriba y hacia abajo y hacia los lados para especificar el tamaño, el diseño o la "sofisticación". Su trabajo, como líder creativo, es sacar del extraño balbuceo lo que es realmente quieren decir, y colocarlo en el informe escrito para que no haya rondas adicionales de diseño que reduzcan su tarifa o lo lleven lejos de otros proyectos.
Los datos demográficos son otro punto importante para aclarar para el resumen creativo. ¿Quién es el público previsto? La respuesta podría ser "todos", y podría ser "hombres de 18-28 años que viven en el sótano de sus padres".
Recuerde hacer estas preguntas para que cuando esté listo para escribir su resumen para presentarle al cliente, no haya agujeros que puedan interrumpir el proyecto más adelante. Si hay agujeros o malentendidos, el tiempo ... y el dinero saldrán de tu lado y eso puede sumar más de un año a miles de dólares.
Cuando surge el problema
Cualquiera que le diga que nunca tuvo un problema con un proyecto de diseño es un mentiroso o un psicótico. Hay proyectos que se enfrentan con ciertas preguntas durante o después de que se completa un proyecto. Por lo general, se les paga cuando un cliente se pregunta cuánto trabajo se ha hecho y por qué el proyecto cuesta más de $ 79.
En serio, nos reímos de esa afirmación, pero todos sabemos que es verdad. En los casos en los que debe sentarse con el cliente y revisar todos los aspectos del proyecto, y mostrar prueba de solicitudes, cambios y costos incurridos por usted, la carpeta contendrá todas las respuestas. Naturalmente, el cliente puede no estar de acuerdo con que la respuesta que enviaron en un correo electrónico, diciéndole que todos los diseños están aprobados es realmente lo que querían decir, pero que lleva a otra avenida: el tribunal.
Si te obligan a ir a la corte o la mediación, la carpeta del proyecto es un sueño legal, ¡tal vez un orgasmo! Todo por escrito, en un solo lugar y listo para presentar como el registro de cada paso. Incluso si no tiene un contrato (¡debe tener uno!), La carpeta del proyecto y el resumen creativo mostrarán la intención, el acuerdo y los pasos necesarios para completar el proyecto.
También encontrará que los resúmenes creativos son útiles para los clientes habituales. En el diseño web, es importante retener a los clientes para atender sus necesidades web en constante cambio. A medida que la tecnología evoluciona y las empresas crecen, el resumen creativo original sirve para recordarle cómo el cliente prefiere trabajar con usted. La revisión de los archivos del proyecto anterior y los resúmenes también pueden recordarle cuándo es el momento de ponerse en contacto con un cliente para lanzar actualizaciones en su sitio. Es una herramienta maravillosa que es valiosa para su negocio. Por lo tanto, dirígete a la tienda de suministros de tu oficina local, compra algunas carpetas de archivos, diseña una hoja breve creativa con tu logotipo y verás qué fácil es crear una gran creatividad y una carpeta de proyectos para tu vida y negocio.
¿Usas un brief creativo? ¿Ha ayudado a tus proyectos? Háganos saber sus experiencias en los comentarios.